EL CORREO ELECTRÓNICO FORMAL
¿Correo electrónico, e-mail o email?
Según la Rae, "la palabra e-mail o email se considera un extranjerismo crudo (pronunciado [ímeil o iméil]); por tanto, si se usa en español, debe escribirse en cursiva. En nuestra lengua se recomienda el uso del equivalente correo (electrónico)".
¿Cuándo escribir un correo formal?
Cuando tengas que escribir un correo electrónico a alguien con quien no tengas una relación de confianza (un profesor, jefe o contacto comercial, agencia gubernamental...), debes enviarles un correo formal. Los correos informales no suelen usar oraciones completas, acostumbran a utilizar un registro coloquial, no respetan a rajatabla las normas gramaticales y, a menudo, incluyen emoticonos. Eso es exactamente lo que tienes que evitar cuando escribas un correo formal. En estos casos, el mensaje debe ser claro y directo, y seguir unas pautas estandarizadas.
FORMATO
1. Usa una dirección de correo electrónico profesional. Idealmente, tu dirección de correo electrónico debe ser una variación de tu nombre verdadero no un nombre de usuario o apodo. Por ejemplo, la dirección "pajaroloco13@lcorreo.com" se verá poco profesional. Sin embargo, "pedro_pérez45@correo.com", será apropiada.
2. Cíñete a una fuente de letra profesional, como Times New Roman o Arial. Evita siempre las fuentes decorativas como Comic Sans u Old English. Asimismo, escribe tu correo electrónico en un tamaño de fuente de letra legible, como la 12.
Evita los estilos especiales como la cursiva, la negrita, el subrayado o las fuentes multicolores a menos que estén justificadas por el contenido y el propósito del correo.
ASUNTO
El asunto debe ser corto y claro, pues es lo lo primero que verá el destinatario en su bandeja de entrada. Si este tiene información errónea o incompleta, puede que el receptor no llegue a abrirlo o que lo redireccione a la carpeta de no deseados (spam). Cuanto más formal sea el correo, más detallado debe ser el asunto. Usa palabras clave que expresen exactamente el tema sobre el que estás escribiendo; esto ayudará a asegurar que el destinatario no pase por alto correo debido a que la línea de asunto está en blanco, es demasiado vaga o sugiere que el mensaje no es importante.
A continuación te damos un ejemplo de un asunto formal:
"Reunión huelga de estudiantes en el Paraninfo de la Universidad. 5 de Diciembre, 9:30 a.m."
Ahora compárala con este asunto informal:
"Próxima Reunión"
Nota que en el primero de los casos el tema se expresa con claridad mientras que, en el segundo, apenas se menciona. Asuntos como “Pregunta rápida”, “Poniéndome en contacto contigo” o “Correo importante” son demasiado vagos u obvios para ser útiles.
SALUDO Y PRESENTACIÓN
1. Usa un saludo apropiado. Empieza siempre un correo electrónico formal con un saludo. Llamar al destinatario por su nombre (si lo conoces) es preferible. Incluye el título de la persona (Sr., Sra., Dr., etc.) con su apellido, seguido de una coma o dos puntos. Puedes preceder el saludo con “Querido(a)…” o "Estimado señor (o señora) si lo crees conveniente. En el caso de que nos resulte imposible averiguar quién va a ser el destinatario de nuestro mensaje, podemos utilizar como saludo "A quien corresponda".
2. Preséntate en el primer párrafo (si es necesario). Cuando escribas a alguien por primera vez, dile quién eres y por qué le escribes. Hazlo en la primera o segunda oración del correo.
Aquí, un ejemplo de una apertura de un correo formal:
"Mi nombre es Marta Pérez. Me pongo en contacto con usted para postular al puesto de recepcionista que aparece en infojobs.net..."
CUERPO DEL MENSAJE
1. Prioriza la información más importante. Una vez que te hayas presentado y hayas expuesto la razón general por la que escribes, puedes continuar con el cuerpo del correo electrónico. Coloca el contenido más importante cerca de la parte superior de modo que el propósito de tu correo electrónico sea claro desde el principio.
2. Ve al grano. En un correo electrónico formal, está bien ser directo, siempre y cuando seas educado. Andar con rodeos solo hará que el lector se pierda y se le haga más difícil descubrir lo que quieres o necesitas de él.[5]
Por ejemplo, si le vas a escribir a un profesor, no pierdas tiempo con digresiones innecesarias como: “Soy Marina González. ¿Me conoce? Su clase de Literatura Contemporánea es mi favorita. Me encanta la manera en que las lecturas están organizadas. Siempre puedo estar al día y saber qué vendrá en los exámenes. Hablando de exámenes, estaba pensando en el siguiente examen...”.
En su lugar, será mucho más claro y eficiente escribir algo como “Soy Marina González. Asisto a su clase de Literatura Contemporánea y le escribo con la intención de aclarar ciertas dudas acerca del examen”.
3. No existe ninguna extensión establecida que defina cuán largo debe ser un correo electrónico, sin embargo, es conveniente que sea corto y que no supere el tamaño de la pantalla de un ordenador portátil. En el caso de que tu correo electrónico sea relativamente largo, divídelo en párrafos cortos y separa cada párrafo con un salto de línea en lugar de sangría.
CIERRE
Al igual que con los saludos, existe una gran variedad de cierres que son aceptables para los correos electrónicos formales.
Puedes concluir con una frase del tipo:
“Agradezco su atención y quedo en espera de su respuesta”
“En espera de una respuesta favorable, se despide”
O, simplemente, con un :
“Atentamente”;
“Cordialmente”;
“Respetuosamente”;
“Su estudiante”.
Asegúrate de incluir tu nombre completo y/o logotipo de la empresa, título de trabajo, correo electrónico, teléfono y firma (si tienes una). En caso de contar con otros medios de comunicación (como, por ejemplo, Skype) puedes añadir tu nombre de usuario.
Ejemplo de cierre y despedida:
"Atentamente,
Ana Martín Ramírez
Profesora de Química, Universidad de Barcelona
[correo]
[número de teléfono]
Firma"
ANTES DE ENVÍO
1. Incluye cualquier archivo adjunto necesario. Si lo haces, asegúrate de mencionarlo en el cuerpo del correo electrónico de tal manera que el destinatario sepa que estás incluyéndolo. Sé cortés y trata no enviar demasiados archivos adjuntos y utilizar los tipos de archivos más habituales o ampliamente compatibles.
2. Revisa el contenido, la ortografía y la gramática del mensaje. No confíes simplemente en el corrector ortográfico o gramatical del servicio de correo electrónico. Leer el correo electrónico en voz alta o dejar que alguien lo revise es una buena manera de detectar errores tipográficos o frases poco claras.
3. Debes tener en cuenta que el correo electrónico no es un sistema de comunicación seguro. Los servidores de correo electrónico pueden ser hackeados o el destinatario puede compartir, intencional o accidentalmente, información que no deseas que sea divulgada. Asegúrate, por ello, de que el mensaje no contenga información sensible. Evita siempre incluir contraseñas, números de cuenta e información confidencial en un correo electrónico.
WEBGRAFÍA
https://es.wikihow.com/escribir-un-correo-electr%C3%B3nico-formal
https://genuinocloud.com/tutoriales/como-redactar-un-correo-formal/
https://business.tutsplus.com/es/articles/how-to-write-a-formal-email--cms-29793